Sürekli değer kazanan ve başarılı faaliyetler ortaya koyan bir cemiyet kurmak için dernek nasıl kurulur konusunu titizce araştırmak ve bütün kuralları harfiyen yerine getirmek önemlidir. Dernek kurmak ve bir dernek sahibi olma kurulum aşamasında kolay olsa da yürütme ve ilerletme aşamasında birtakım zorluklara sahiptir. Atılacak her adımı doğru atarak ve bir derneğin gerektireceği her türlü bilgi ve sorumluluğa sahip olmak, uzun vadeli bir dernek kurmanın anahtarıdır.
Dernek kurmak için en az 7 kişiye ihtiyaç duyulur. 7 kişiden daha fazla üyesi bulunacak olan dernek kuruluşlarında belirtilen herhangi bir üst sınır yoktur. Dernek kuruluşunun ilk aşaması mülki amir şahitliğinde gerçekleşir. İstenen bütün evrakların bir araya getirilmesi ile kurucular illerde bulunan valiliklere veya ilçelerde bulunan kaymakamlıklara bu evrakları sunarak kolay bir şekilde cemiyet kurmak için ilk adımı atabilirler.
Dernek kurmak denildiğinde bir başvuru ile derneğin direk aktif hale geleceği düşüncesi yanlıştır. Kurucuların yapacakları başvurunun ardından valilik veya kaymakamlıkta başvuruya ait bir değerlendirme süreci başlar. Eğer bu değerlendirme olumlu yönde gerçekleşirse bu durumda dernek aktif hale gelir ve çalışmalar başlatılır.
Dernek Kurmak İçin Gerekenler
İçindekiler
Dernek kurmak için gerekenler listesinin başında tüzük bulunur. Dernek kurmak isteyen kişilerin öncelikle bir tüzüğe ihtiyaçları vardır. Tüzüğü hazırlayan üyeler bu işlemin ardından diğer işlemleri sıra ile takip ederek kısa süre içerisinde ortak üyeler eşliğinde derneklerini açabilirler.
Cemiyet kurmak için hazırlanacak tüzük oldukça büyük bir öneme sahiptir. Derneklerde tüzükler anayasa gibi görülür. Bu nedenle kurucu dernek üyeleri dernek kurmak adına hazırladıkları tüzüğü titiz bir çalışma ile hazırlamalıdır. Tüzük içerisinde; derneğin kuruluşundaki temek amaçlar, derneğin faaliyet süresi içerisinde göstereceği faaliyetlerin detayı, yapılacak olan her tür etkinliğe ilişkin detaylar gibi bilgilere mutlaka yer verilmesi gerekir. Tüzük oldukça geniş kapsamlı hazırlanması gereken bir belgedir. Dernek kurulum aşamasında hazırladığı tüzük kapsamında hizmetlerini yürütebilir. Bu nedenle ilerde tüzük kapsamına girmeyen hizmetler ile karşı karşıya kalmamak için kusursuz bir tüzük hazırlamalıdır.
Tüzüğün hazırlanmasının ardından dernek kurmak için gereken diğer adımlara geçilebilir. Derneğin sahip olacağı kaşe bilgileri, vergi numarası ile vergi dairesi kayıtları ve dernek defterleri gibi gerekli hazırlıklar yapılabilir.
Dernek Kurma Maliyeti
Dernek kurma maliyeti hesaplanırken kuruluş aşamasında gerekli olacak resmi evraklar ve masraflar çıkartılır. Elde edilen liste maliyetlerin hesaplamasında önemli bir kaynak durumunda yer alır.
Dernek kurma maliyeti hesaplanırken listenin ilk sırasında dernek defterleri ücreti yer alır. Derneğin faaliyet süreci boyunca kullanılacak olan temel defterler, evrak kayıt, üye kayıt, işletme hesabı ve karar defteri şeklinde sıralanabilir. Takım olarak adlandırılan defterlerin ortalama ücretleri 50 TL ile 200 TL arasındadır.
Dernek kurmak için yapılacak bir diğer masraf makbuz ücretidir. Derneklerin işletme aşamasında ihtiyacı olacak bu makbuzlar; aynı yardım alındı belgesi, gelir alındı belgesi, gider makbuzu, teslim belgesi şeklindedir. Bu makbuzların basım bedeli 250 TL’den başlar, tercihlere göre 700 TL’ye kadar çıkabilir. Dernek oluşturmak için gerekli olan makbuzların teslim alınması ile dernekte bütün işler kayıt altında yasal bir şekilde ilerleyebilir.
Dernek kurma aşamasında devlete herhangi bir ek ücret ödemeye gerek yoktur. Bu aşamada sadece evrakların toplanması ve hazırlanması sürecinde kişilere masraf çıkar. Cüzi olan bu rakamların kayıt altına alınması birçok durumda gereksizdir.
Dernek Defterleri
Dernek defterleri derneklerin faaliyet süreleri boyunca işlemlerin kayıt altına alındığı ve resmî kurumlarca takibinin yapılabildiğini gösterir yazılı evraklardır. Bir derneğin işletme aşamasında sahip olması gereken defterler şu şekildedir;
- Karar Defteri: Karar defteri olmadan dernek kurmak ve işletmek mümkün değildir. Karar defterine yönetim kurulu kararları tarih ve saat ile birlikte yazılır ve her kararın altı her üye tarafından ıslak imza altına alınır.
- Üye Kayıt Defteri: Cemiyet kurmak için bir diğer gerekli olan defterdir. Dernekte üyeliği bulunan kişilerin kimlik bilgileri, derneğe kayıt tarihleri ve varsa çıkış tarihleri bu deftere kaydedilir. Ek olarak yıllık yapılan kayır ücretleri gibi küçük hesaplar da bu defter içerisinde yazılabilir.
- Evrak Kayıt Defteri: Dernek kurmak her aşamada teferruat gerektirir. İşletim aşamasında her tür gelir ve gider evrakının takip edilmesi ve evrak kayıt defterine işlenmesi zorunludur. Dosyada gelen evrakların aslı bulunurken giden evrakların fotokopileri tutulur. E-posta sisteminden yapılan girişlerin de birer fotokopisinin bulunması zorunludur.
- Demirbaş Defteri: Dernek defterleri arasında yer alması gereken bir diğer defterdir. Bu deftere derneğin kuruluşunda veya ilerleyen dönemlerinde alınan demirbaşların kaydı yapılır. Kullanım süresi bulunan ve dolan demirbaşların listeden çıkarılması gerekir.
- İşletme Hesabı Defteri: Bu deftere dernek içerisinde yapılan gelir ve gider hesabı yazılır. Açık olması ve düzenli kayıt tutulması zorunludur.
- Alındı Belgesi Kayıt Defteri: Dernek içerisinde hemen her işlemin bir belgesi olmak zorundadır. Alındı belgesi, dernek içerisine yapılan alımları kapsar ve seri numarası ve sıra numarası, iade varsa iade edenlerin kayıt bilgileri, işlemin yapıldığı tarih gibi önemli bilgileri içerir.
Derneklerin Yardım Toplaması
Derneklerin yardım toplaması 2860 sayılı Yardım Toplama Kanunu ile birlikte 27/12/1999 tarihli 23919 sayılı Resmî Gazete yayımı ile yürürlüğe giren Yardım Toplama Esas ve Usulleri Hakkında Yönetmelik ile kanunda kendine yer bulmuştur. Bu kanuna göre yardım toplama hakkına sahip olan dernekler; gerçek kişilerden, gazete ve dergilerden, kurumlardan ve vakıflardan, diğer derneklerden ardım toplama hakkına sahiptir. Yardım toplamak için belirtilen gerekçeler ise; amaçları gerçekleştirmek, kamu hizmetlerinden yararlanmak ve hedefleri gerçekleştirmek ya da bu hedeflere destek olmak, muhtaç olan kişilere yardımda bulunmak şeklinde belirtilmiştir.
Derneklerin yardım toplaması kanunda birçok farklı şekilde yer bulur. En sık tercih edilen şekil makbuz ile yardım toplamaktır. Bununla birlikte aktif olarak hizmet yürüten dernekler banka hesapları üzerinden de yardım toplayabilir. Yardım amaçlı hizmet veren dernekler yardım pulları ile bağış toplama hakkına sahiptir. Derneklerin yardım toplaması için tercih edebilecekleri diğer yöntemler ise; sergi açmak, gezi ve eğlenceler planlamak, spor gösterileri düzenlemek, kültürel gösteriler hazırlamak, eşya piyangosu organizasyonu yapmak, elektronik sistemler üzerinden yardım toplamak şeklinde sıralanabilir.
Dernek kurmak ve yardım toplamak isteyen kişiler kurdukları derneklerde yardım işlemlerini izinsiz bir şekilde gerçekleştiremezler. Eğer ki dernek kamu yararı hizmeti veriyorsa izin almadan bu işlemi yapabilir. Onun haricinde tüzel yollar ile kurulan dernekler yardım toplama aşamasında İçişleri Bakanlığı tarafından Bakanlık Kurulu’na verilecek olan önerinin kabul edilmesi yolu ile yardım kampanyalarına başlayabilir. Eğer derneklerin yardım aşamalarında gerekli izinlerinin olmadığı saptanırsa, bu durumda bu yardım faaliyetleri güvenlik güçleri aracılığı ile men edilir. Dernek yetkililerine de bu kapsamda soruşturma açılır.
Derneklerin yardım toplaması eğer kendisi hariç birkaç ili daha kapsarsa bu durumda il valisinden izin alınması gerekir. İlçe genelinde olan bir dernek için izin alınması gereken birim ilçe kaymakamıdır. Alınan izin belgelerinin İçişleri Bakanlığı’na ulaşması ile dernekler geniş kapsamlı bağış çalışmalarını sürdürebilir.
Dernek yardımı eğer gazete veya diğer yazılı basım organları aracılığı ile yapılacak ya da duyurulacak ise bu durumda dernek üyelerinin bağış bildirisini gazete ve basım yolundan sorumlu yazı işlerine vermesi gerekir. Eğer öğrenim kurumlarına yararlı amaç taşıyorsa ya da yardım öğretim kurumları sınırları içerisinde yapılacaksa bu durumda başvuru için verecekleri evraklarda eğitim birimlerinin rızasını gösterir belge olma zorunluluğu vardır.
Derneklerin yardım müracaatı belgelerinde;
Yardımı ne amaçla yapmak istedikleri, hangi miktarlarda yardım toplayacakları, yardım faaliyetinin toplam ne kadar zaman alacağı, hangi yardım toplama şeklinin benimseneceği, yardım toplama çalışmasında kaç kişi ile hizmet verileceği ve yardım aşamasında hangi makbuzların kullanılacağı gibi önemli bilgilerin mutlaka bulunması gerekmektedir.
Dernekler, eğer isterlerse tüzük aşamasında da bu bilgiye yer verip hizmet sürecinde sandık kurabilirler. Dernek içerisinde kurulan sandıklar, gelen kârın üyelere pay edilmemesi, faiz ya da gelir olarak gösterilmemesi kapsamında kullanılabilir. Sandık kurmanın en temel amacı ise dernek içerisinde üyelerin yeme içme giderlerini karşılamak, kısa vadeli mal ve hizmetlerde kullanmak ya da mevut kredi ödemelerini gerçekleştirmek vb.dir.
Tüzükte açılacak olan sandık maddesi ile birlikte bu sandıklar derneklerin işlev süreleri boyunca aktif olarak kullanılabilir. Derneklerde açılacak olan bu sandıklara üye olup olmama kararı tamamen serbesttir. Üyeler istekleri ile bu sandıklara kayıt yaptırabilir veya sandık dışında kalabilirler. Sandıklar bir nevi dernek içerisinde gider döngüsünü hafifleten bir araçtır. Bu kapsamda sadece dernek içerisinde bulunan üyelerin bu sandıklara kayıtları yapılabilir Dernek dışında bulunan kayıtsız kişilerin bu sandıklara üye olması da söz konusu değildir. Sandıklara üye olmak isteyen kişiler dernek yönetim kurulu kararı ile üyeliklerini onaylatabilir. Aynı şekilde sandıktan çıkmak isteyenler de yine dernek karar kurulunun onayını almalıdır.
Dernek sadıklarının bağlı olduğu zorunlu organlar;
- Genel Kurul
- Yönetim Kurulu
- Denetim Kurulu
Şeklinde sıralanabilir. Bu kurullardaki kişi sayısı 3’ten daha az olamaz. Bu üyeler de sandığa kayıtlı olan dernek üyeleri arasından seçilir. Genel kurul kararı ile göreve gelen kişiler tekrar genel kurul kararı ile bu kurul görevlerinden ayrılabilirler. Kurul kararı ile dernek içerisinde hizmet sağlanan sandıklar dernek içi bağış araçları arasında yer alır.
Dernek Kurmak İçin Gerekli Evraklar
Dernek kurmak için gerekli evraklar dernek başvurusu esnasında ilgili makam tarafından verilebileceği gibi daha önce yapılacak araştırma ile de öğrenilebilir. Mülki amirlere cemiyet oluşturmak için sunulacak olan belgeler aşağıdaki gibidir;
- Dernek Tüzüğü: Tüzük 3 adet asıl belgeden oluşur ve her bir sayfanın her üye tarafından imzalanması gerekmektedir.
- Dernek Kuruluş Bildirimi: Dernek kurmak için gerekli olacak bu bildirinin mutlaka daktilo ya da bilgisayar ortamında hazırlanması gerekir. Bu belgenin de yine 3 aslına ihtiyaç vardır ve her aslın bütün üyeler tarafından ıslak imzasını atmasını gerektirir.
- İmzalı Yerleşim Yeri Belgeleri: Dernek içerisinde evrakları teslim atma yetkisine sahip olacak kişilerin kendi ikametlerini gösterir belgedir. İsim soy isim ile birlikte açık adresin bu belgede bulunma zorunluluğu vardır.
- Mesken Karar Belgesi: Eğer bir dernek mesken olarak görülen bir adreste açılıyorsa, bu durumda o yapı içerisinde oturan diğer mülk sahiplerinin rızasının olduğunu gösterir belgedir. Diğer mülk sahipleri tarafından imzalanması ve rızalarının olduğu bilgilerinin belgede bulunması zorunludur.
- Kira Kontratı: Dernek eğer mesken değil de tapuda iş yeri tanımı olarak geçen bir adres ise bu durumda bu adresin kiralandığını ve dernek olarak kullanılacağını belirten kira kontratıdır. 2 örnek olarak düzenlenmesi zorunludur.
- Tüzel Kişiler İçin Yetki Belgesi: Eğer dernek kurulumunda tüzel kişiler yer alıyorsa bu kişilerin açık adres dahil kişisel bilgilerinin yer aldığı ve dernek içerisinde yetki sahibi olduklarını gösterir belgedir. Aslı kişilerde kalır, bir örneği amire teslim edilir.
- Yabancı Üyeler İçin İzin Belgesi: Dernek içerisinde kuruluşta ya da sonradan yapılacak üye işlemlerinde yabancı uyruklu kişilerin bulunması halinde bu kişilerin Türkiye sınırları içerisinde yerleşim ve yaşama hakkı olduğunu gösterir belgedir.
Dernek kurmak için gerekli evraklar ekstra özel durumların bulunmaması halinde yukarıdaki liste ile sınırlıdır. Bu belgelerin hazırlanarak teslim edilmesi ile resmi anlamda dernek kurmak için ilk adım atılmış olunur.
Derneğin eğer bir şubesi kurulacak ise bu durumda asıl derneğin aktif olduğunu gösterir belge ile ek olarak istenecek belgelerin hazır edilmesi ve yine mülki amirlere sunulması gerekir.
Derneklerin temsilcilikleri kurulmak isteniyorsa bu durumda da kişiler amirlere yönetim kurulu karar belgesi, temsilciliğin bulunduğu adres belgesi ve dilekçeyi sunar.
Okuyunuz: Marka Nasıl Oluşurulur
Dernek Kurmak İsteyenlere Öneriler
Dernek kurmak isteyenlere öneriler arasında ilk sırada derneğin nasıl bir alanda faaliyet göstereceğinin iyi belirlenmesi gerekir. Şayet ilk etapta herhangi bir yol çizmeden, geleceği tasarlamadan dernek oluşturmak, ileri dönemlerde birçok farklı başarısızlık ile karşılaşılmasına yol açabilir. Bu nedenle kurulum öncesi faaliyet alanını belirlemek ve hizmet çerçevesini tasarlayarak dernek kurma başvurusu yapmak önemlidir.
Türkiye genelinde bugün dernekler oldukça geniş bir yelpazede hizmet yürütmektedir. Başlıca dernek hizmet alanları; Sağlık dernekleri, dayanışma dernekleri, sanat dernekleri, şeklinde sıralanabilir. Sağlık dernekleri daima hayat kurtarma odaklı olumlu işler gerçekleştirmesi nedeni ile tercih edilir. Dayanışma dernekleri, insanlar arasındaki bağı güçlendirmek adına birçok kişinin tercih ettiği faaliyet alanıdır. Sanat dernekleri, sinema ve oyuncuların da çoğunlukla katılım sağladığı derneklerdir ve amaç temelde sanatçılar arasındaki dayanışmayı artırmaktır. Tercih edilecek faaliyet alanının ardından sektöre en uygun yardımların yapılması ve hizmetlerin sağlanması da mümkün olur.
Dernek kurmak ve uzun ömürlü olmasını sağlamak için hukuki anlamda son derece sağlam bir yapıya sahip olmak gerekir. Cemiyet kurma hayali olan kişiler öncelikle duygularının yoğunluğuna kapılmadan tamamen olması gerektiği koşullarda bir dernek hayali kurmalıdır. İleriye dönük bir cemiyet kurmak için bir diğer önemli etken sponsor bulmaktır. Derneği ayakta tutan güç sponsordur ve mali anlamda sağlam bir altyapı kurmayı sağlar. Bu nedenle yolun en başından itibaren desteği ile güç verebilecek sağlam sponsorlar ile anlaşılması önemlidir.
Dernek kurmak isteyenlere öneriler konusunda bir diğer belirtilecek husus doğru çevreye hitap edebilmektir. Cemiyet kurmak isteyen kişilerin meslek alanlarına en uygun dernek hizmetine sahip olması gerekir. Aynı sektörde bulunan insanlar hem bağış hem bütünleşme konusunda oldukça başarılıdır. Bu nedenle özellikle meslek çevresine yakın alanlarda kurulan dernekler her daim geniş bir kapasiteye sahip olur ve başarılı çalışmalara imza atar.
Dernek kurmak isteyenler istedikleri başarıyı elde etmek için dernek içerisindeki yönlendirmeleri de en doğru şekilleri ile yapmalıdır. Üyelerin doğru görevlere atanması, dernek içerisindeki iletişimi kuvvetlendireceği için derneğin başarısının da artmasına yardımcı olur. Üyeler ile yapılacak ortak görüşmelerin ardından herkese en uygun görev verilmeli ve kişilerin aktif oldukları alan üzerinden derneğe katlı sağlamaları amaçlanmalıdır.
Dernek kurma ve yardım kampanyalar düzenleme düşüncesi olan kişiler mevcut dernekler ile iletişime geçerek ve onların faaliyet alanlarını ve hizmetlerini yakından inceleyerek bu konuda daha iyi bilgi ve fikir sahibi olabilirler.
Kayknak: Dernek Nasıl Kurulur
